سكرتير

سكرتاريه تجيد تعامل مع برامج الاوفيس

المسمى الوظيفي: سكرتير قانوني

المهام والمسؤوليات:
• استقبال العملاء وتنظيم مواعيد مقابلاتهم مع المحامي.
• إعداد وصياغة وتصحيح المستندات القانونية (مذكرات، عقود، قضايا) وحفظها إلكترونياً وورقياً.
• تقديم المستندات للمحاكم ضمن المواعيد المحددة.
• إدارة جداول المواعيد والجلسات والاجتماعات وتنبيه المحامي بها بشكل دوري.
• حفظ وأرشفة الملفات القانونية وتنظيمها (ورقياً وإلكترونياً).
• الرد على الاتصالات الهاتفية ورسائل البريد وتحويلها للجهة المعنية.
• تحضير المستندات القانونية اللازمة للجلسات والاجتماعات.
• المساعدة في التحضير للمرافعات والجلسات وتدوين الملاحظات.
• التنسيق مع العملاء المحتملين وجدولة مواعيدهم.
• جمع الوثائق القانونية والبيانات المتعلقة بالقضايا.
• إعداد تقارير وأوراق قانونية عند الطلب.
• المساهمة في الأبحاث القانونية المكتبية.
• ضمان كفاءة سير العمل والالتزام بسرية المعلومات.
• مراجعة المستندات للتأكد من صحتها ومطابقتها للإجراءات القانونية.

المؤهلات والمهارات المطلوبة:
• خبرة عملية سابقة في مكاتب المحاماة أو الإدارات القانونية.
• مؤهل علمي مناسب (إدارة / قانون).
• سرعة طباعة لا تقل عن 50 كلمة في الدقيقة.
• إجادة مهارات الاتصال الشفوي والكتابي.
• تنظيم عالٍ ومهارات ممتازة في إدارة الوقت وتعدد المهام.
• معرفة جيدة بالمصطلحات القانونية والإجراءات الإدارية.
• إجادة استخدام برامج Microsoft Office وأنظمة إدارة المكاتب.
• اللباقة، حسن المظهر، والقدرة على التعامل مع العملاء باحترافية.
• دقة عالية في التفاصيل والقدرة على العمل ضمن فريق.
• الالتزام بالسرية، الأمانة، والسلوك المهني.
•إجادة اللغة الإنجليزية (محادثة وكتابة)

.. تحمل ضغوط العمل القانوني
الاستعداد لانتقال ومرافقة المحامين

المزايا:
• بيئة عمل مهنية .
• فرص تدريب وتطوير.
• رواتب وحوافز منافسة

– سكرتيرة تنفيذية / مديرة مكتب

الهدف من الوظيفة

إدارة المكتب التنفيذي بكفاءة عالية من خلال تنظيم الوقت، ترتيب الاجتماعات، فلترة المشاكل قبل وصولها للإدارة العليا، إضافةً إلى إدارة المراسلات، كتابة محاضر الاجتماعات، المراجعة المباشرة، وتنظيم السفر والمهام الإدارية، لضمان سير الأعمال بمرونة واحترافية تامة.

المسؤوليات الرئيسية

1. إدارة المكتب والمهام التنفيذية
• الإشراف الكامل على أعمال المكتب وتنظيم سير العمل اليومي.
• إدارة الجدول الزمني للاجتماعات والمواعيد الخاصة بالمدير العام.
• تنسيق السفر والبرامج اللوجستية (حجوزات الطيران، الفنادق، المواصلات).
• تجهيز الوثائق، العروض التقديمية، والتقارير قبل أي التزامات خارجية أو داخلية.

2. إدارة الوقت والجدولة
• إعداد وتنظيم جدول أعمال المدير اليومي والأسبوعي والشهري.
• تفادي التعارضات الزمنية وضمان تخصيص الوقت للمهام ذات الأولوية.
• تقديم تنبيهات مسبقة للمهام والمواعيد المهمة.

3. ترتيب الاجتماعات والإشراف عليها
• تنسيق الاجتماعات الداخلية والخارجية.
• إعداد جدول الأعمال (Agenda) بالتعاون مع الإدارة.
• تجهيز القاعات أو المنصات الافتراضية والمواد اللازمة.
• فلترة المواضيع والمشاكل قبل الاجتماع وتقديم ملخص للمدير.
• إدارة الضيوف والزوار الرسميين باحترافية.

4. كتابة محاضر الاجتماعات والمتابعة
• تدوين المحاضر أثناء الاجتماعات بدقة وتنظيم.
• استخراج القرارات والمهام الرئيسية (Action Points).
• متابعة التنفيذ مع الأقسام المعنية ورفع تقارير دورية للمدير.
• تقديم المحاضر للمراجعة والتصديق النهائي.

5. المراسلات والتواصل
• إعداد وصياغة الرسائل الرسمية، المراسلات الداخلية والخارجية.
• الرد على المكالمات الهاتفية ورسائل البريد الإلكتروني نيابة عن الإدارة.
• التنسيق مع العملاء، الشركاء، والأقسام الداخلية بفعالية.

6. تصفية المشاكل والطلبات
• استقبال الطلبات من الأقسام والموظفين.
• فرزها حسب الأولوية (عاجل ኋ قابل للتأجيل).
• حل المشكلات البسيطة مباشرةً، ورفع الخلاصة فقط للمدير.
• حماية وقت المدير من التفاصيل الثانوية.

7. المتابعة والمراجعة المباشرة مع المدير
• مراجعة المحاضر والتقارير بشكل دوري مع المدير.
• تقديم ملخصات مختصرة وواضحة للأحداث والقرارات.
• ضمان وضوح كامل للرؤية قبل اتخاذ أي قرارات استراتيجية.

8. المهام الإدارية المتقدمة
• الحفاظ على سرية المعلومات والوثائق الخاصة بالإدارة العليا.
• إدارة الملفات والأرشفة (ورقياً وإلكترونياً) بفعالية.
• تطوير آليات عمل جديدة لتحسين الأداء الإداري.

المؤهلات والمتطلبات
• بكالوريوس في إدارة الأعمال، الإدارة المكتبية، أو تخصص ذو صلة.
• خبرة لا تقل عن 5 سنوات في منصب سكرتارية تنفيذية أو إدارة مكتب.
• إجادة اللغتين العربية والإنجليزية (تحدثاً وكتابة).
• خبرة قوية في كتابة محاضر الاجتماعات وصياغة التقارير.
• مهارة عالية في إدارة الوقت وتنظيم الأولويات.
• إجادة استخدام برامج MS Office وGoogle Workspace.
• شخصية احترافية قادرة على تمثيل الإدارة العليا.
• قدرة على حل المشكلات واتخاذ قرارات سريعة.
المزايا الشخصية المطلوبة
• التنظيم العالي والدقة في التفاصيل.
• اللباقة، الذكاء الاجتماعي، وحضور قوي.
• المرونة في العمل تحت الضغط.
• المبادرة وتقديم حلول عملية.
• الالتزام التام بالسرية والاحترافية