موظف استقبال

ساعات العمل 85 ايام في الاسبوع

• التأكد من التعامل مع الزوار والمكالمات بطريقة ترحيبية ولطيفة ومهنية، مع محاولة توقع احتياجاتهم قدر الإمكان.

• اتباع إجراءات الأمن الخاصة بتسجيل الزوار والضيوف، وإدارة سجل الزوار في ملف Excel.

• إدارة وتوجيه الزوار الذين يصلون إلى المكتب، خصوصًا المسؤولين الحكوميين والعملاء والموردين والضيوف الآخرين، بما في ذلك جمع المعلومات اللازمة حول سبب زيارتهم وإبلاغ الشخص المعني بذلك.

• امتلاك المهارات اللازمة للتعامل مع أي شكاوى من العملاء أو الزوار بطريقة مهنية ومحترمة، وتحويلها إلى الشخص المختص عند الحاجة.

• التعامل مع بطاقات الزوار، والاحتفاظ بالسجلات المكتوبة للزوار، وإصدار بطاقات زوار مؤقتة، والتأكد من إعادتها بعد الزيارة؛ إضافةً إلى التحكم في جميع أبواب الدخول والتواصل مع شركة الأمن في حالة حدوث أي مشكلة.

• إدارة الطلبات اليومية الواردة من الموظفين في الموقع.

• تسجيل ومتابعة وتحديث طلبات المساعدة الخاصة بأعطال المعدات والتحسينات المطلوبة، مع تحديث الحالة عند الضرورة.

• إدارة وإصدار البطاقات الدائمة والمؤقتة، وتفعيلها وتوزيعها.

• الحفاظ على نظام حفظ الملفات في الاستقبال وتحديثه بانتظام وفقًا لإجراءات CBRE، مع الالتزام بإجراءات الصحة والسلامة والإبلاغ عن أي مخاطر، وحضور تدريبات CBRE.

• استقبال جميع الشحنات البريدية والاحتفاظ بسجل لجميع الشحنات المستلمة.

• ضمان الالتزام بإجراءات الأمن والطوارئ الخاصة بالعملاء في جميع الأوقات، والمشاركة الفعالة في إخلاء المبنى وفقًا لإجراءات التحكم في الحوادث.

• متابعة سجلات الحضور والغياب وتحديث القائمة بانتظام.

• التعاون مع الزملاء لمشاركة التقارير والمعلومات اليومية بطريقة بنّاءة.

• المساعدة في مختلف المهام الإدارية، بما في ذلك إعداد المستندات وإدخال البيانات.
• الإبلاغ عن مشاكل المرافق ومعالجتها على الفور.
• التعامل مع البريد والطرود الواردة والصادرة.
• المحافظة على معلومات الاتصال بالمكتب وتنظيم بطاقات العمل.
• جدولة الاجتماعات المكتبية وإدارة روابط الاجتماعات عبر الإنترنت ودعوات التقويم.
• إعداد وإرسال مقترحات المشاريع والاتفاقيات إلى العملاء.
• التواصل مع الموردين وفرق الصيانة.
• تقديم خدمة عملاء رائعة ودعم.

• مهارات تواصل لفظي وشخصي ممتازة.
• منظم وموارد ومفصل.
• متمرس في مجموعة Microsoft Office.
• خبرة مثبتة كموظف استقبال أو في دور مشابه.
• سلوك ومظهر احترافي.

• شهادة الثانوية العامة أو ما يعادلها.
• الإجادة في كل من العربية والإنجليزية أمر ضروري.
• معرفة الإجراءات والأنظمة المحلية للمكتب.

• المساعدة في مختلف المهام الإدارية، بما في ذلك إعداد المستندات وإدخال البيانات.
• الإبلاغ عن المشكلات المتعلقة بالمرافق ومعالجتها بسرعة.
• التعامل مع البريد والطرود الواردة والصادرة.
• الحفاظ على معلومات الاتصال بالمكتب وتنظيم بطاقات العمل.
• جدولة الاجتماعات في المكتب وإدارة روابط الاجتماعات عبر الإنترنت ودعوات التقويم.
• إعداد وإرسال مقترحات المشاريع والاتفاقيات للعملاء.
• التواصل مع الموردين وفرق الصيانة.
• تقديم خدمة عملاء ممتازة ودعم.

• مهارات التواصل الشفهي والتفاعل الشخصي ممتازة.
• منظم، بارع، ومُفصل.
• بارع في مجموعة Microsoft Office.
• تجربة مثبتة كموظف استقبال أو دور مشابه.
• مظهر وسلوك احترافي.

• شهادة الثانوية العامة أو ما يعادلها.
• الطلاقة في كل من العربية والإنجليزية أمر ضروري.
• معرفة إجراءات وأنظمة المكتب المحلية.